Lựa chọn phần mềm kế toán nào ?


Làm sao để chọn ra một phần mềm kế toán phù hợp trong hàng trăm phần mềm được bày bán hiện nay là điều không đơn giản.
Phần mềm kế toán
Khi chọn lựa phần mềm kế toán, điều đầu tiên là các doanh nghiệp sẽ phải cân nhắc xem phần mềm đó có phù hợp với quy mô và nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp hay không. Tuy nhiên, do sản phẩm phần mềm kế toán là sản phẩm trừu tượng, không thể kiểm định ngay nên đa số các doanh nghiệp thường lựa chọn thông qua giới thiệu hoặc dựa vào thương hiệu, uy tín của đơn vị cung cấp. Liệu cách thức lựa chọn này có chính xác?

Thực tế là doanh nghiệp đã khá lúng túng khi muốn tiếp cận một phần mềm cụ thể. Bởi lẽ, các phần mềm kế toán được thiết kế theo quy mô hơn là theo từng ngành nghề lĩnh vực. Ngoài ra, xuất phát từ việc phần mềm kế toán phải theo chuẩn kế toán và theo quy định của Bộ tài chính nên đa số các phần mềm kế toán hiện nay không khác nhau nhiều.

Dù vậy, mỗi nhà cung cấp đều cố gắng hướng sản phẩm tới những đối tượng riêng. Bài viết này xin đưa ra một số thông tin về các phần mềm kế toán tiêu biểu để doanh nghiệp có cái nhìn tham khảo, từ đó có những quyết định đúng đắn cho riêng mình.

I. Phần mềm quản trị- tài chính- kế toán Bravo
Phần mềm Bravo
Không quảng bá rầm rộ, sản phẩm cũng không tham gia vào các đợt tranh tài về giải thưởng nhưng phần mềm kế toán của Bravo lại nằm ở vị trí số 1 trong top các phần mềm kế toán được đánh giá cao nhất.

Theo nhận xét của những người trong ngành, phần mềm Bravo có nhiều tính năng nổi trội. Thứ nhất, phần mềm Bravo cho phép doanh nghiệp triển khai hiệu quả các phần hành thuộc nghiệp vụ kế toán như theo dõi sổ sách kế toán, nắm rõ việc chi thu- mua bán hàng hoá, quản lý tài sản và hàng tồn kho, tính giá thành sản phẩm … Đặc biệt, phần mềm Bravo cho phép liên kết dữ liệu số liệu, có chức năng tìm và tự sửa lỗi dữ liệu, tự sao lưu số liệu theo lịch đã lập…
Thứ hai, Bravo là một trong số ít nhà cung cấp hướng theo hình thức customize, tức cho phép phần mềm được hiệu chỉnh tự do. Vì thế, từ phần mềm cơ bản là Bravo 6.3, sẽ tuỳ nhu cầu của doanh nghiệp để xây dựng chương trình riêng.

Chẳng hạn, trong lĩnh vực kinh doanh Dầu khí-gas, Bravo sẽ cài đặt phần mềm kế toán có chương trình quản lý hàng tồn kho theo nhiệt độ và thêm phần quản lý bình vỏ; Hay ở ngành sản xuất, chương trình tính giá thành sẽ phải chia ra nhiều công đoạn sẽ được tính với nhiều phương pháp khác nhau như PP trực tiếp, PP định mức … và có thể tính giá thành theo nhiều công đoạn khác nhau.

Tuy nhiên, điểm nổi bật của Bravo chính là tính ổn định của chương trình, sự đơn giản và dễ sử dụng; Ngoài ra, phần mềm cho phép chạy mạng đa người dùng (Mạng LAN, Mạng WAN …), bảo mật và phân quyền chi tiết.
Rõ ràng, phần mềm kế toán Bravo đã thoả mãn phần nào nhu cầu doanh nghiệp. Tuy nhiên, theo ông Nguyễn Đức Vy, trưởng phòng kinh doanh Công ty Bravo “chính vì phần mềm viết riêng cho từng doanh nghiệp nên doanh nghiệp sẽ phải trả một chi phí lớn hơn rất nhiều so với mua sản phẩm trọn gói” “để đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng một cách tốt nhất theo đúng cam kết chất lượng ISO mà công ty đã đặt ra BRAVO không ngừng phát triển sản phẩm theo hướng chuyên sâu về nghiệp vụ và áp dụng các công nghệ tiến tiến ”.
Hiện tại, theo ông Nguyễn Đức Vy, Công ty Bravo “giá phần mềm có thể xê dịch từ vài ngàn USD đến vài chục ngàn USD” “Khi xác định giá phần mềm kế toán cho một doanh nhiệp công ty Bravo sẽ khảo sát chi tiết các yêu cầu quản trị cũng như nghiệp vụ của doanh nghiệp để đưa ra mức giá hợp lý nhất”.

II. Phần mềm kế toán của FAST
Khác với Bravo chỉ tập trung vào 1 phiên bản là Bravo 6.3, công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp (FAST) đã cho ra đời 4 dòng sản phẩm. Cụ thể gồm:

Phần mềm Fast Accounting: Đây là phần mềm hướng đến doanh nghiệp vừa và nhỏ;
Mỗi năm, phần mềm này được nâng cấp và cho ra những phiên bản mới với nhiều tính năng và tiện ích. Chẳng hạn, Fast Accouting 2009f đã cập nhật chế độ tài chính, kế toán và thuế mới nhất. Ngoài ra, Fast Accouting 2009f cho phép doanh nghiệp theo dõi dòng tiền, quản lý công nợ; quản lý hàng tồn kho; Cung cấp các chương trình tính giá thành bằng nhiều phương pháp; Cho phép quản lý số liệu liên năm; quản lý số liệu của nhiều đơn vị cơ sở, nhiều thời kỳ khác nhau;
Fast Accouting cũng có tính mềm dẻo, khả năng bảo mật, có thể chạy trên nhiều mạng như Windows Server hoặc Novell Netware. Ngoài ra, phần mềm còn có tính đa tác vụ, tự động hoá xử lý số liệu, tiện ích nhập liệu, hỗ trợ tốc độ lập báo cáo…
Vì thế, theo bà Ninh Thị Tố Uyên, giám đốc chi nhánh TPHCM của Công ty FAST “Đây là sản phẩm được ưa chuộng và đa số đều chọn giải pháp trọn gói”

Phần mềm Fast Business: Là phần mềm áp dụng cho doanh nghiệp vừa ứng dụng nghiệp vụ trong phòng kế toán, vừa mở rộng quản lý ra toàn doanh nghiệp, phục vụ tất cả các phòng ban.
Fast Business bao gồm Fast Financial: bộ chương trình về quản lý tài chính kế toán; Fast Distribution: bộ chương trình về mua bán hàng, quản lý hàng tồn khó; Fast Manufacturing: bộ chương trình về quản lý sản xuất, lập kế hoạch nguyên vật liệu; Fast HRM: quản lý nhân sự, lương; Fast CRM: bộ chương trình về quản lý khách hàng
Với nhiều chương trình như vậy, Fast Business trở là phần mềm có nhiều tính năng nhất, đáp ứng yêu cầu kế toán phức tạp. Tuy nhiên, theo bà Ninh Thị Tố Uyên, công ty FAST “trong thời buổi khó khăn hiện nay, doanh nghiệp chưa mạnh dạn đầu tư ứng dụng ERP. Vì thế, việc tiêu thụ phần mềm này ít nhiều bị ảnh hưởng”
Phần mềm Fast Accounting s: Đây là phần mềm kết hợp giữa Fast Accouting và Fast Business. Phần mềm được dự báo sẽ bán chạy trong thời gian tới do tính năng đầy đủ, lại sử dụng kỹ thuật và công nghệ cao từ Fast Business. Đặc biệt, giá thành của Fast Accouting S lại không chênh lệch bao nhiêu so với giá phần mềm Fast Accouting(khoảng 1000 USD cho máy chủ, 200 USD mỗi máy trạm);

Phần mềm Fast Book: ra đời cuối năm 2007. Phần mềm này có 11 phân hệ như quản trị hệ thống, kế toán tổng hợp… Fast Book được thiết kế đơn giản, gọn nhẹ nhưng vẫn theo chuẩn mực của Bộ Tài Chính nhằm phục vụ cho doanh nghiệp mới khởi nghiệp, doanh nghiệp quy mô nhỏ.
Như vậy, FAST đã tạo ra nhiều dòng sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng. Tính đến nay, đã hơn 2500 doanh nghiệp là khách hàng của FAST

III. Phần mềm kế toán MISA-SME 7.9
Trong số những phần mềm kế toán thông dụng nhất hiện nay, không thể không nhắc đến phần mềm Misa-SME 7.9. Đây là giải pháp kế toán cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với 11 phân hệ. Mỗi phân hệ là một phần hành kế toán tại các đơn vị như mua bán hàng, quản lý kho, sổ cái …

Misa cũng đã đưa ra nhiều gói sản phẩm khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu các doanh nghiệp như:
Gói Express cho doanh nghiệp mới thành lập;
Gói thuê GPSD phù hợp với các cá nhân và đơn vị làm kế toán thuê, sử dụng phần mềm kế toán trong thời gian ngắn;
Gói Standard cho doanh nghiệp thương mại đơn giản, nhu cầu quản trị không quá phức tạp; Doanh nghiệp có thể lựa chọn 8-11 phân hệ để hoạch toán các nghiệp vụ kế toán của mình

Gói Professional: phù hợp với doanh nghiệp có yêu cầu quản trị cao hơn và mô hình hoạt động tương đối lớn; Doanh nghiệp có thể lựa chọn 10-11 phân hệ để triển khai các nghiệp vụ

Gói Enterprise: dành cho mọi doanh nghiệp thực hiện kinh doanh ở nhiều lĩnh vực; Toàn 11 phân hệ của phần mềm sẽ đáp ứng nhu cầu kế toán mà doanh nghiệp cần

Ngoài ra, sở dĩ người tiêu dùng tỏ ra ưa chuộng phần mềm kế toán Misa còn vì giá cả các sản phẩm này khá bình dân. Chẳng hạn, miễn phí cho gói Express, 1triệu đồng/năm cho gói thuê GPSD, từ 3-12 triệu đồng cho các gói sản phẩm khác.

Tuy nhiên, giống như “tiền nào của đó”, việc áp dụng những phần mềm giá rẻ đặt doanh nghiệp trước những rủi ro như số liệu không chính xác, dễ gặp trục trặc và sự cố trong quá trình sử dụng, tính ổn định giảm, thiếu những phân hệ phù hợp….

Vì thế, tiêu chí giá là một trong những nhân tố xác định chất lượng. Ngoài ra, trong bối cảnh các đơn vị cung cấp những sản phẩm phần mềm kế toán tương tự nhau thì cạnh tranh chính vẫn là ở dịch vụ.

Hiện tại, đa phần các đơn vị cung cấp phần mềm đều đưa ra những dịch vụ đi kèm như cài đặt và đào tạo khoảng 6-10 buổi. Sau đó là 3 tháng hỗ trợ nghiệp vụ, 18 tháng bảo hành bảo trì. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng hoàn thiện và không phải dịch vụ ở các nơi đều tốt. Vì thế, lời khuyên cho doanh nghiệp khi muốn chọn lựa một phần mềm kế toán, ngoài xác định nhu cầu và xây dựng danh mục, các doanh nghiệp cũng nên tính đến yếu tố chăm sóc khách hàng.

(Theo Báo nhịp cầu Doanh nghiệp)